Inhoud:
Is je -email traag? Of heb je een melding gehad dat je veel meer schijfruimte voor je domeinnaam gebruikt dan nodig is?
Zeer waarschijnlijk staat dan er nog veel oude e-mail op de server. Dit kun je voorkomen, maar zal ook opgeruimd moeten worden als je de mailbox goed wilt onderhouden.
Let op: die volle mailbox staat online
Als je een melding van je provider krijgt dat je mailbox vol zit, wordt er bedoeld dat de mailbox op de server vol zit.
Gebruik je IMAP met een mailprogramma op je computer, dan kan je het hiermee opschonen.
Voor alle duidelijkheid: de mail komt binnen op de server van je provider. Daar haalt je mailprogramma - bijvoorbeeld Outlook - de berichten op:
- IMAP-e-mailtoegang zorgt voor coördinatie tussen de server en uw e-mailtoepassing. Berichten die zijn gelezen, verwijderd of beantwoord, worden als zodanig weergeven op de server en in de e-mailtoepassing. In het algemeen is bij IMAP een inbox met weinig berichten handig en sneller, archiveren in mappen per contact, dan werkt ook de webmail supersnel.
- Er is geen coördinatie tussen POP3 en de server. Berichten die in de e-mailtoepassing zijn gemarkeerd als gelezen, verwijderd of beantwoord, worden niet als zodanig weergeven op de server. Dit betekent dat bij toekomstige e-maildownloads met POP3 alle berichten als ongelezen worden weergegeven. Bij POP3 kan de server aardig vollopen als je van elke mail een kopie laat bewaren (standaard instelling in Gmail en outlook)
- Uitgaande e-mail wordt verzonden met SMTP.
- We raden u aan POP3 over SSL/TLS of IMAP over SSL/TLS te gebruiken, aangezien deze betere beveiliging bieden voor uw interacties met de externe e-mailserver.
Snel opruimen en ruimte maken door grote bijlagen te verwijderen, ook handig in bijvoorbeeld Gmail:
- Log in op de mailbox via jouw mailprogramma of via onze webmail omgeving op https://www.webmailsecure.com/
- Je kunt dan in bijvoorbeeld de webmail (Roundcube) selecteren op Grootte (Size) en die welke je niet meer nodig hebt verwijderen (eventueel eerst nog de bijlagen opslaan)
- Leeg de prullenbak, anders staan ze daar bv nog 30 dagen ruimte in te nemen.
De instellingen in je E-mailprogramma:
In e-mailprogramma's bestaat een instelling die een kopie van het e-mail bericht op de server achterlaat. Als deze instelling aanstaat, blijft de e-mail ook op de server bewaard. Op deze manier loopt de e-mailbox langzaam vol. Bij Vista Mail en Mac Mail staat deze instelling standaard aan. Als je in de toekomst wilt voorkomen dat de e-mailbox langzaam volloopt, deactiveer deze optie dan.
Webmail:
E-mailberichten worden eerst op onze mailserver ontvangen. Via Webmail kan je inloggen op onze mailserver, in jouw mailbox, om e-mail te lezen, beantwoorden of te verwijderen.
Meerdere mailboxen/mailadressen? Check deze dan allemaal.
Via Webmail kan je uit meerdere mappen (Postvak IN, Concepten, Verzonden, Prullenbak enz.) heel veel berichten tegelijkertijd per map verwijderen.
Let op:
Als je naast webmail ook een e-mailprogramma gebruikt op basis van IMAP, zullen de berichten ook verwijderd zijn uit dit e-mailprogramma nadat je deze hebt verwijderd met webmail. Maak een backup van belangrijke e-mail of bestanden voordat je ze verwijderd.
Prullenbak
Er is ook een handige optie om berichten in de prullenbak automatisch te verwijderen als je uitlogt. Leeg in elk geval de prullenbak nog even nadat je berichten hebt verwijderd. Sommige berichten blijven op de server achter omdat je mailprogramma deze verdenkt van gevaarlijke bijlagen. Pas hiermee op en open niet zomaar bijlagen. Ook niet in webmail.
POP3 en IMAP
Als je een POP3 account gebruikt worden de mails na het ophalen vaak standaard van de server verwijderd. Als je IMAP gebruikt of POP3 met de optie 'bewaar berichten op server' dan blijven de mails online bewaard. Met die instellingen kan de server dus vollopen met mails. Als de limiet is bereikt ontvang je een melding dat de mailbox vol zit.
Verwijderen van berichten met grote bijlagen
Berichten met bijlagen zijn de grote boosdoeners van een volle mailbox: documenten, foto's, video's en presentaties nemen veel ruimte in. In het algemeen is het een goede gewoonte om binnengekomen bijlagen - als ze bewaard moeten worden - op te slaan in een map op de computer. De mail met de bijlage kan dan verwijderd worden.
Voorkomen dat de mailbox weer volloopt
Het vollopen van de mailbox is meestal een gevolg van de instellingen van het mailprogramma op je computer. Om te voorkomen dat de mailbox weer volraakt kunnen deze instellingen worden aangepast.
Voor POP3 mailaccounts: zorg dat er géén kopie van mails op de server wordt bewaard.
Voor IMAP mailaccounts: zorg dat de mails die je weggooit ook echt van de server worden verwijderd.
Duurzaam E-Mail management
Goed mail management is misschien niet het eerste waar je aan denkt bij schijfruimte, maar het maakt wel degelijk een wereld van verschil. Wist je dat een overvol e-mailarchief ongemerkt de grootste boosdoener kan zijn van een volgelopen hostingpakket?
Door hier slim mee om te gaan en zware bestanden of oude mailtjes extern te archiveren, houd je je hostingpakket schoon en veilig, je mailprogramma supersnel én ontlast je het milieu. Een kleine moeite met een groots resultaat.
👉 Lees hier onze beste practices voor slim mail management en duurzaam archiveren.
POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010
- Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
- Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
- Klik op Accountinstellingen.
- Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij 'Een kopie van berichten op de server achterlaten'.
- OK.
POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007
- Ga in Outlook 2007 naar Extra - Accountinstellingen.
- Ga naar het tabblad Email.
- Kies het e-mailaccount en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij 'Een kopie van berichten op de server achterlaten'.
- OK.
IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010
- Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
- Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
- Klik op Accountinstellingen.
- Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
- Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
- OK.
IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007
- Klik op een map in het mailaccount.
- Ga in het menu naar Bewerken - Leegmaken - Verwijderopties.
- Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
- Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
- OK.
Lokaal Opslaan
Hier is de tekst omgezet naar een strakke, goed leesbare en professionele handleiding in platte tekst, direct klaar voor je website:
E-mail lokaal archiveren op je computer (Outlook, Thunderbird & Apple Mail)
Het kan zijn dat je mailbox te vol wordt. Hoewel de maximale opslagruimte voor een mailaccount vaak 5 GB of 10 GB is, adviseren we om dit onder de 2 GB te houden. Loop je tegen die limiet aan en wil je niet upgraden naar betaalde Office 365 of Google Workspace abonnementen? Dan kun je e-mail heel eenvoudig op je computer archiveren in lokale mappen. Zo maak je direct ruimte vrij op de server.
Hieronder leggen we per mailprogramma uit hoe je dit doet.
1. Lokaal archiveren in Outlook
Dit proces bestaat uit twee delen: het aanmaken van een lokaal gegevensbestand (.pst) en het verplaatsen van de e-mails.
Stap 1: Lokaal gegevensbestand en map aanmaken
- Klik linksboven in Outlook op de pijl naast Nieuwe e-mail, ga naar Meer items en kies voor Outlook-gegevensbestand...
- Er opent een Windows-verkenner-scherm in de standaardmap (Mijn documenten > Outlook-bestanden). Dit is de juiste locatie.
- Vul bij Bestandsnaam een naam in (bijvoorbeeld: "Lokaal archief") en klik op OK.
- Aan de linkerkant in Outlook zie je nu de naam van je zojuist aangemaakte gegevensbestand in het vet verschijnen. Klik op het pijltje (>) ervoor om de map uit te vouwen.
- Klik met de rechtermuisknop op de naam van dit nieuwe gegevensbestand en kies Nieuwe map...
- Geef de map een naam (bijvoorbeeld: "Archief 2025") en druk op Enter.
Stap 2: E-mails verplaatsen naar je lokale map
- Ga in Outlook naar de map met de e-mails die je wilt archiveren.
- Selecteer de gewenste mails. Houd hiervoor de CTRL-toets ingedrukt terwijl je de mails aanklikt. Wil je alle e-mails in de map selecteren? Gebruik dan de sneltoets CTRL + A.
- Klik op een van de geselecteerde berichten, houd de muisknop ingedrukt en sleep de mails naar de lokale archiefmap die je in stap 1 hebt aangemaakt. De berichten worden direct verplaatst en van de mailserver verwijderd.
2. Lokaal archiveren in Thunderbird
In Thunderbird is lokaal archiveren in een paar tellen geregeld:
- Klik met de rechtermuisknop op Lokale mappen (Local Folders) in de linkerzijbalk en kies Nieuwe map... (New Folder).
- Geef de map een logische naam (bijvoorbeeld: "Archief") en klik op Map aanmaken (Create Folder).
- Selecteer de e-mails die je wilt archiveren en sleep ze simpelweg naar deze nieuwe map onder je lokale mappen.
3. Lokaal archiveren in Apple Mail (Mac)
Gebruik je een Mac? Dan bewaar je e-mails lokaal door ze op te slaan onder de categorie "Op mijn Mac".
- Open Apple Mail en klik in de bovenste menubalk op Postbus en daarna op Nieuwe postbus...
- Selecteer bij Locatie de optie Op mijn Mac.
- Vul bij Naam een herkenbare naam in (bijvoorbeeld: "Archief") en klik op OK. De map verschijnt nu in de linkerkolom onder het kopje "Op mijn Mac".
- Ga naar de postbus waar de te archiveren e-mails in staan.
- Selecteer de e-mails die je wilt verplaatsen. Houd hiervoor de CMD-toets (Command) ingedrukt terwijl je de mails selecteert.
- Sleep de geselecteerde berichten naar de zojuist aangemaakte map onder Op mijn Mac. De mails staan nu veilig op je computer en nemen geen serverruimte meer in.














