Slimme mail: snellere site!
Bij SoPressed willen we ondernemers oprecht helpen om de allersnelste website hosting te krijgen voor de allerbeste prijs. We bieden namelijk al supersnelle 1GB-pakketten aan. We bieden daarom al supersnelle 1GB-pakketten aan. Voor de meeste gangbare websites is dat meer dan voldoende, waardoor je alleen betaalt voor wat je écht nodig hebt.
Juist daarom is het zonde om die kostbare, snelle opslagruimte onbewust te laten vollopen met een gigantisch e-mailarchief. E-mail is simpelweg niet ontworpen als archiefsysteem. Wanneer je mailomgeving dichtslibt met oude, zware bestanden, worden zoekfuncties traag en loop je snel tegen je opslaglimieten aan.
Goed mail management is misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het maakt wel degelijk een wereld van verschil. Door hier slim mee om te gaan en eventueel extern te archiveren, houd je je hostingpakket schoon en veilig, je mailprogramma supersnel én ontlast je het milieu. Een kleine moeite, met een groots resultaat!
De boosdoener : Grote E-Mail bijlagen
Grote bijlagen die via e-mail heen en weer worden geslingerd.
E-mail is ontworpen om berichten over te brengen, niet als archiefsysteem voor zware bestanden.
In deze blogpost lees je hoe je de controle terugpakt en waarom het instellen van een ontvangstlimiet van 5 MB de ultieme gamechanger is.
De Gouden Regel: Deel links, geen bestanden
Hoe je dit in de praktijk aanpakt
- Vervang bijlagen door links:
Deel geen fysieke bestanden, maar stuur een link naar een centrale cloudlocatie (zoals DropBox, SharePoint, OneDrive, Google Drive of Teams of een gedeeld Trellobord). Hierdoor werkt iedereen altijd in de meest recente versie en voorkom je dat er tientallen verschillende versies in omloop raken. - Sla ontvangen bestanden direct extern op:
Krijg je toch een groot bestand binnen? Sla dit dan meteen op de juiste plek op (bijvoorbeeld op een gedeelde netwerkschijf of in de cloud) en niet in je persoonlijke downloadmap. - Verwijder de bijlage uit de mail:
Je hoeft vaak niet de hele e-mail weg te gooien om ruimte te besparen. In mailprogramma's zoals Outlook kun je via het pijltje naast de bijlage kiezen voor 'Bijlage verwijderen'.
De tekst van de e-mail (met eventuele afspraken of context) blijft dan bewaard, terwijl de zware ballast uit je mailbox verdwijnt. - Gebruik transferdiensten voor externen:
Moet je grote bestanden delen met partijen buiten je organisatie en hebben zij geen toegang tot je cloudomgeving?
Gebruik dan beveiligde transferdiensten die de bestanden na een bepaalde periode automatisch weer verwijderen.
Bijvoorbeeld WeTransfer.com of stuur ze een link naar het bestand op je Drive/Dropbox.
Probeer ook om geen grote bijlagen te ontvangen via de E-Mail
Vraag mensen om bestanden via WeTransfer te sturen
De Pro-Tip: Forceer verandering met een 5 MB limiet
Onwetende verzenders blijven vaak uit gemak zware bestanden mailen. Je kunt hen echter op een vriendelijke manier dwingen om cloudlinks te gebruiken door een harde ontvangstlimiet van 5 MB in te stellen. Probeert iemand je een groter bestand te sturen? Dan weigert jouw mailserver dit direct en krijgt de verzender netjes een foutmelding met de instructie om een downloadlink te sturen.
Aanpakken bij de bron:
Je zou dit aan je serverbeheerder kunnen vragen:
"Is het mogelijk om voor mijn e-mailadres [jouw-emailadres] de maximale ontvangstgrootte (message size limit) te limiteren tot 5 MB?"
Zij kunnen dit direct op serverniveau voor je inregelen als hun serverconfiguratie dit toestaat per individuele mailbox.
Zelf doen:
Wil je dat de afzender een nette foutmelding krijgt dat het bestand te groot is?
Dan kun je dit instellen via de filter-functionaliteit van Roundcube (de webmail-omgeving van cPanel).
Filter instellen in Roundcube Webmail
Log in op de webmail van het e-mailadres via webmail.XjouwdomeinX.nl of XjouwdomeinX.nl:2096
Klik in de linkerkolom op Instellingen (het tandwiel-icoon) > Filters.
Klik rechtsboven op het + (pluscoontje) om een filter toe te voegen.
Stel het filter als volgt in:
Voor inkomende e-mail: Kies in het eerste dropdown-menu voor Grootte (Size).
Tweede dropdown: Kies is groter dan (is greater than).
Invoerveld: 5MB
Uit te voeren acties:
Kies in het dropdown-menu voor Antwoorden met bericht (Reply with message/ Beantwoord met bericht).
Berichtinhoud:
Typ hier je gewenste tekst: "E-mail geweigerd. Mail is groter dan 5 MB, gebruik een downloadlink…"
Berichtonderwerp: Typ bijvoorbeeld: Automatisch retour: Mail te groot.
Klik op Opslaan.
Let op: Test dit na het instellen altijd even met een aparte mailbox door een bestand van bijvoorbeeld 6 MB te sturen, om te controleren of de filter correct reageert.
Zonde van de energie: denk ook aan duurzaamheid!
Veel mensen staan er niet bij stil, maar een overvolle mailbox is een stille klimaatbelaster. Het bewaren van duizenden oude mailtjes en zware bijlagen op de server van je hostingprovider kost constant energie. Al die data staat namelijk op fysieke servers in datacenters die 24/7 moeten draaien én gekoeld moeten worden. Hoe meer onnodige data we online 'slapend' bewaren, hoe groter de ecologische voetafdruk.
Daarnaast is een standaard hostingpakket simpelweg niet gebouwd als onbeperkte archiefkast. Wanneer je mailbox dichtslibt, loopt de opslag van je hostingaccount snel vol. Dit kan leiden tot extra kosten, tragere prestaties van je website en e-mail, of in het ergste geval een blokkade omdat de limiet is bereikt.
Voor echt grote mailarchieven is het daarom zowel duurzamer als efficiënter om over te stappen op een specifieke e-mailarchiveringsdienst (zoals MailStore, of de archieffuncties van Google Workspace of Microsoft 365). Deze diensten zijn speciaal ontworpen om gigantische hoeveelheden data extreem gecomprimeerd en efficiënt op te slaan. Dat scheelt niet alleen aanzienlijk in de belasting van de servers (en dus CO2-uitstoot), maar houdt je dagelijkse mailbox ook snel, overzichtelijk en betaalbaar.
Conclusie
Door je inbox strenger te begrenzen, dwing je niet alleen jezelf, maar ook je relaties tot een efficiëntere manier van samenwerken. Het resultaat? Een snelle, opgeruimde mailbox en altijd de juiste versie van je bestanden bij de hand!
