De stappen om zelf je mailbox te verhuizen zijn:
- Maak in jouw cPanel je nieuwe mailbox aan met exact hetzelfde wachtwoord (je kunt het later nog wijzigen). Login in je cPanel en klik bovenin op Email accounts. Vul het emailadres en het wachtwoord in, zet het Postvakquotum op onbeperkt en klik op Account aanmaken.
- Wijzig de TTL (Time To Live) in de DNS naar 300 seconden (5 minuten).
Als je domein al bij Hoasted staat, doe je dat in je cPanel > Domeinen > Zone editor. Klik bij je domein op de Beheren knop, ga naar de regel met de MX en klik op Bewerken. Wijzig de TTL in 300 seconden en klik op Save. support@hoasted.com kan je daarbij helpen.
Als je domein nog bij de oude provider is, dan via het Control Panel van je oude provider. - Maak in je emailprogramma twee extra IMAP mailboxen aan: eentje met de gegevens van de oude inkomende server en eentje met als inkomende server myfasthosting.email en hetzelfde emailadres en wachtwoord (zie daarvoor : email instellen)
- Open de inbox bij de huidige provider en sleep alle emails naar je inbox bij Hoasted. Bij sommige programma’s moet je alle emails selecteren, kopieëren en dan plakken in de mailbox bij Hoasted.
- Maak vervolgens in je mailbox bij Hoasted dezelfde mappen aan als die je hebt bij je huidige provider en sleep (kopieer) ook daar alle berichten naar toe uit de betreffende map bij je oude mailserver.
- Zit je domein al bij SoPressed? Pas in cPanel > Domeinen > Zone editor de MX regel aan, die wordt dan prioriteit 0 en bestemming mail.jouwdomein.nl (vervang daarbij jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam)
- Kijk na een poos na de DNS wijziging nog even of bij de oude provider nog email is binnengekomen. Als je die hebt gekopieerd kun je jouw mailaccount bij de oude provider opzeggen en in je emailprogramma verwijderen..
- Lukt het niet, geen probleem. Dan kun je altijd nog SoPressed inschakelen om voor 10 euro ex BTW jouw mailbox te verhuizen.
Klik hier voor de PDF Handleiding E-mail instellen
EMAIL IMPORTEREN met Mailsync
De email verhuistool is beschikbaar onder de naam ‘Mailsyc’.
Deze tool helpt je bij het overzetten van e-mailaccounts van een oude provider naar je nieuwe account.
Hoe werkt Mailsync?
Bij het gebruik van Mailsync worden alle e-mails, mappen en bijlagen veilig gekloond van mailbox A naar mailbox B. Technisch gezien worden ze geïdentificeerd en gesynchroniseerd, zonder dat er iets verloren gaat of dubbel kan ontstaan. Hiermee kun je een Mailsync ook zonder problemen meerdere malen uitvoeren, wat handig is tijdens een overstap proces van een van je klanten. Het is dus geen probleem om vaker dan één keer een mailbox te synchroniseren, bijvoorbeeld voor de DNS aanpassing en bijvoorbeeld een uur ná de DNS aanpassing.
Stappen bij e-mail verhuizingen
Om mailboxen op de beste manier over te zetten werk je op basis van onderstaande logische stappen. De bijbehorende toelichting voor de individuele stappen vind je verderop in dit artikel.
- Aanmaak nieuw cPanel account
- Aanmaak nieuwe mailboxen
- Uitvoer eerste Mailsync
Hiermee wordt e-mail van de oude provider voor de eerste keer overgezet naar de nieuwe mailboxen binnen het nieuwe cPanel. In het geval de hostname/mailserver ‘mail.domein.nl’ is (waarbij domein.nl het domein is dat jij wilt verhuizen), dan is het raadzaam om ook nog even het hostname IP op te zoeken. Zie daarvoor ook onderstaand ‘Opzoeken van een hostname’. - Klaarzetten website (optioneel)
Optioneel is dit het moment om de website ook klaar te zetten. - Omzetten DNS records
Zet nu de DNS records om, zodat de mailserver/MX wordt verwezen naar je nieuwe hosting. - Omzetten nameservers
Nadat de DNS verwijst naar het nieuwe cPanel account kun je ook de nameservers van het domein omzetten (aanbevolen). - Delen login met gebruikers
Deel de nieuwe mailbox gegevens met de gebruikers en stel de nieuwe mailboxen in. Hiervoor hebben we tevens een handleiding. - Uitvoer tweede Mailsync
Na het volledig propageren van de DNS, voer je een tweede Mailsync uit zodat ook de zeer recente / laatste mails over worden gezet. Indien gewenst herhaal je dit proces nog enkele malen tot maximaal 24 uur na de DNS omzetting (stap 5 en 6).
Je hebt nu voor én na het omzetten van de domeinnaam de e-mail gesynchroniseerd, waardoor de klant geen e-mail downtime heeft. Door het uitvoeren van de 2e of meerdere Mailsync, zorg je ervoor dat eventuele email die nog aankomt op de oude account van de klant, ook zichtbaar wordt in de nieuwe account.
Speciale gevallen
Mailsync doet in 99% van de gevallen wat het moet doen, echter zijn er speciale situaties.
- Bijvoorbeeld wanneer je extreem grote bestanden in een mailbox hebt, de mailbox zelf zeer groot is of wanneer er een buitengewone mappen structuur aanwezig is (met bijvoorbeeld meerdere submappen).
- Een tweede geval kan zijn dat door niet-alfanumerieke tekens in het wachtwoord de mailsync niet werkt. In dat geval zul je de wachtwoorden alfanumeriek moeten maken aan beide kanten.
We geven geen inhoudelijk support op migratie maar als je het zelf niet wilt of kunt kun je de mailbox via onze support laten overzetten voor €10,- per mailbox.
