Mail opschonen

door | Handleidingen

Is je -email traag? Of heb je een melding gehad dat je veel meer schijfruimte voor je domeinnaam gebruikt dan nodig is?

Zeer waarschijnlijk staat dan er nog veel oude e-mail op de server. Dit kun je voorkomen, maar zal ook opgeruimd moeten worden als je de mailbox goed wilt onderhouden.

Let op: de volle mailbox staat online
Als je een melding van je provider krijgt dat je mailbox vol zit, wordt er bedoeld dat de mailbox op de server vol zit.
Gebruik je IMAP met een mailprogramma op je computer, dan kan je het hiermee opschonen.
Voor alle duidelijkheid: de mail komt binnen op de server van je provider. Daar haalt je mailprogramma – bijvoorbeeld Outlook – de berichten op:

  • IMAP-e-mailtoegang zorgt voor coördinatie tussen de server en uw e-mailtoepassing. Berichten die zijn gelezen, verwijderd of beantwoord, worden als zodanig weergeven op de server en in de e-mailtoepassing. In het algemeen is bij IMAP een inbox met weinig berichten handig en sneller, archiveren in mappen per contact, dan werkt ook de webmail supersnel.
  • Er is geen coördinatie tussen POP3 en de server. Berichten die in de e-mailtoepassing zijn gemarkeerd als gelezen, verwijderd of beantwoord, worden niet als zodanig weergeven op de server. Dit betekent dat bij toekomstige e-maildownloads met POP3 alle berichten als ongelezen worden weergegeven. Bij POP3 kan de server aardig vollopen als je van elke mail een kopie laat bewaren (standaard instelling in Gmail en outlook)
  • Uitgaande e-mail wordt verzonden met SMTP.
  • We raden u aan POP3 over SSL/TLS of IMAP over SSL/TLS te gebruiken, aangezien deze betere beveiliging bieden voor uw interacties met de externe e-mailserver.

De instellinggen in je E-mailprogramma:

In e-mailprogramma’s bestaat een instelling die een kopie van het e-mail bericht op de server achterlaat. Als deze instelling aanstaat, blijft de e-mail ook op de server bewaard. Op deze manier loopt de e-mailbox langzaam vol. Bij Vista Mail en Mac Mail staat deze instelling standaard aan. Als je in de toekomst wilt voorkomen dat de e-mailbox langzaam volloopt, deactiveer deze optie dan.

Webmail:
E-mailberichten worden eerst op onze mailserver ontvangen. Via Webmail kan je inloggen op onze mailserver, in jouw mailbox, om e-mail te lezen, beantwoorden of te verwijderen.
Meerdere mailboxen/mailadressen? Check deze dan allemaal.
Via Webmail kan je uit meerdere mappen (Postvak IN, Concepten, Verzonden, Prullenbak enz.) heel veel berichten tegelijkertijd per map verwijderen.

Let op: 
Als je naast webmail ook een e-mailprogramma gebruikt op basis van IMAP, zullen de berichten ook verwijderd zijn uit dit e-mailprogramma nadat je deze hebt verwijderd met webmail. Maak een backup van belangrijke e-mail of bestanden voordat je ze verwijderd.

Prullenbak
Er is ook een handige optie om berichten in de prullenbak automatisch te verwijderen als je uitlogt. Leeg in elk geval de prullenbak nog even nadat je berichten hebt verwijderd. Sommige berichten blijven op de server achter omdat je mailprogramma deze verdenkt van gevaarlijke bijlagen. Pas hiermee op en open niet zomaar bijlagen. Ook niet in webmail.

POP3 en IMAP
Als je een POP3 account gebruikt worden de mails na het ophalen vaak standaard van de server verwijderd. Als je IMAP gebruikt of POP3 met de optie ‘bewaar berichten op server’ dan blijven de mails online bewaard. Met die instellingen kan de server dus vollopen met mails. Als de limiet is bereikt ontvang je een melding dat de mailbox vol zit.

Verwijderen van berichten met grote bijlagen
Berichten met bijlagen zijn de grote boosdoeners van een volle mailbox: documenten, foto’s, video’s en presentaties nemen veel ruimte in. In het algemeen is het een goede gewoonte om binnengekomen bijlagen – als ze bewaard moeten worden – op te slaan in een map op de computer. De mail met de bijlage kan dan verwijderd worden.

VOORKOMEN DAT DE MAILBOX WEER VOLLOOPT

Het vollopen van de mailbox is meestal een gevolg van de instellingen van het mailprogramma op je computer. Om te voorkomen dat de mailbox weer volraakt kunnen deze instellingen worden aangepast.
Voor POP3 mailaccounts: zorg dat er géén kopie van mails op de server wordt bewaard.
Voor IMAP mailaccounts: zorg dat de mails die je weggooit ook echt van de server worden verwijderd.

POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010

  1. Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
  2. Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
  3. Klik op Accountinstellingen.
  4. Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
  5. Klik op Meer instellingen.
  6. Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij ‘Een kopie van berichten op de server achterlaten’.
  7. OK.

POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007

  1. Ga in Outlook 2007 naar Extra – Accountinstellingen.
  2. Ga naar het tabblad Email.
  3. Kies het e-mailaccount en klik op Wijzigen.
  4. Klik op Meer instellingen.
  5. Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij ‘Een kopie van berichten op de server achterlaten’.
  6. OK.

IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010

  1. Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
  2. Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
  3. Klik op Accountinstellingen.
  4. Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
  5. Klik op Meer instellingen.
  6. Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
  7. Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
  8. OK.

IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007

  1. Klik op een map in het mailaccount.
  2. Ga in het menu naar Bewerken – Leegmaken – Verwijderopties.
  3. Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
  4. Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
  5. OK.

Persoonsgegevens laten inzien of verwijderen (AVG)

Uiteraard is het niet nodig als je website geen reacties, bestellingen en/of contactformulieren heeft. Simpel gezegd: kan iemand nergens op jouw site zijn/haar mailadres invullen dan kan je website ook geen gegevens opslaan of koppelen. 

Google Analytics & AVG

Google Analytics en de AVG. Voldoe je aan de beschreven voorwaarden, dan mag je gebruik maken van Google Analytics zonder dat je toestemming hoeft te vragen aan je bezoekers. Check je instellingen even.

Automatisch antwoord instellen voor je E-mail (Out of Office)

Hoe werkt de  “Out of Office” : een automatisch antwoord instellen voor je E-mail?

Mailinglist en de AVG

Gebruik je een mailinglist?  Zorg dan dat je een heel duidelijke optin gebruikt die aan alle voorwaarden voldoet. Wij gebruiken MailChimp.

Re-Optin | Wel of niet opnieuw laten inschrijven voor je mailinglist?

Ik stuur geen Re-optins. Onze mailinglist wordt alleen gebruikt voor informatie aan klanten en/of aan lezers en verstrekt informatie waar men zelf om heeft gevraagd, of die nodig is bij de diensten die we verlenen. De lijst wordt niet gebruikt voor reclame.

Privacyverklaring en de AVG

De AVG heeft voor iedereen consequenties. Vooral als je een website hebt en hierop persoonsgegevens verzamelt. Een simpel contactformulier bijvoorbeeld.

Cookies op je website?

SoPressed gebruikt Cookies. In theorie om ooit hiermee te gaan optimaliseren. In de praktijk: nog nooit tijd voor gehad. En jij?

E-mail instellenMicrosoft Outlook 2016

Hoe stel ik mijn e-mail in in Microsoft Outlook 2016 Uit de veel gestelde vragen: Een e-mail instellen in Outlook is gelukkig niet zo moeilijk. Hou als je dit gaat doen het volgende bij de hand: Je domeinnaam Je e-mailadres Je e-mail wachtwoord Mailserver: als je...

SEO – pas op voor een tegenovergesteld effect bij vreemde bureaus

Pas op dat je niet op de verkeerde websites wordt gelinkt
Telefoontje gehad of een E-mail?
Iemand die jou snel hoog in Google krijgt?
Met een toverstafje en tegen betaling?

Wil je liever bij (en mét) ons aan je website werken?

Ben je er klaar mee om op zolder of in de woonkamer met alle afleiding om je heen je website bij te werken?
Stel je het bloggen steeds weer uit?

Fanny Veldmeijer-van Doorn

Fanny Veldmeijer-van Doorn

❥ Divi lover - WordPressCoach