Is je -email traag? Of heb je een melding gehad dat je veel meer schijfruimte voor je domeinnaam gebruikt dan nodig is?
Zeer waarschijnlijk staat dan er nog veel oude e-mail op de server. Dit kun je voorkomen, maar zal ook opgeruimd moeten worden als je de mailbox goed wilt onderhouden.
Let op: de volle mailbox staat online
Als je een melding van je provider krijgt dat je mailbox vol zit, wordt er bedoeld dat de mailbox op de server vol zit.
Gebruik je IMAP met een mailprogramma op je computer, dan kan je het hiermee opschonen.
Voor alle duidelijkheid: de mail komt binnen op de server van je provider. Daar haalt je mailprogramma - bijvoorbeeld Outlook - de berichten op:
- IMAP-e-mailtoegang zorgt voor coördinatie tussen de server en uw e-mailtoepassing. Berichten die zijn gelezen, verwijderd of beantwoord, worden als zodanig weergeven op de server en in de e-mailtoepassing. In het algemeen is bij IMAP een inbox met weinig berichten handig en sneller, archiveren in mappen per contact, dan werkt ook de webmail supersnel.
- Er is geen coördinatie tussen POP3 en de server. Berichten die in de e-mailtoepassing zijn gemarkeerd als gelezen, verwijderd of beantwoord, worden niet als zodanig weergeven op de server. Dit betekent dat bij toekomstige e-maildownloads met POP3 alle berichten als ongelezen worden weergegeven. Bij POP3 kan de server aardig vollopen als je van elke mail een kopie laat bewaren (standaard instelling in Gmail en outlook)
- Uitgaande e-mail wordt verzonden met SMTP.
- We raden u aan POP3 over SSL/TLS of IMAP over SSL/TLS te gebruiken, aangezien deze betere beveiliging bieden voor uw interacties met de externe e-mailserver.
Snel opruimen en ruimte maken door grote bijlagen te verwijderen, ook handig in bijvoorbeeld Gmail:
- Log in op de mailbox via jouw mailprogramma of via onze webmail omgeving op https://www.webmailsecure.com/
- Je kunt dan in bijvoorbeeld de webmail (Roundcube) selecteren op Grootte (Size) en die welke je niet meer nodig hebt verwijderen (eventueel eerst nog de bijlagen opslaan)
De instellingen in je E-mailprogramma:
In e-mailprogramma’s bestaat een instelling die een kopie van het e-mail bericht op de server achterlaat. Als deze instelling aanstaat, blijft de e-mail ook op de server bewaard. Op deze manier loopt de e-mailbox langzaam vol. Bij Vista Mail en Mac Mail staat deze instelling standaard aan. Als je in de toekomst wilt voorkomen dat de e-mailbox langzaam volloopt, deactiveer deze optie dan.
Webmail:
E-mailberichten worden eerst op onze mailserver ontvangen. Via Webmail kan je inloggen op onze mailserver, in jouw mailbox, om e-mail te lezen, beantwoorden of te verwijderen.
Meerdere mailboxen/mailadressen? Check deze dan allemaal.
Via Webmail kan je uit meerdere mappen (Postvak IN, Concepten, Verzonden, Prullenbak enz.) heel veel berichten tegelijkertijd per map verwijderen.
Let op:
Als je naast webmail ook een e-mailprogramma gebruikt op basis van IMAP, zullen de berichten ook verwijderd zijn uit dit e-mailprogramma nadat je deze hebt verwijderd met webmail. Maak een backup van belangrijke e-mail of bestanden voordat je ze verwijderd.
Prullenbak
Er is ook een handige optie om berichten in de prullenbak automatisch te verwijderen als je uitlogt. Leeg in elk geval de prullenbak nog even nadat je berichten hebt verwijderd. Sommige berichten blijven op de server achter omdat je mailprogramma deze verdenkt van gevaarlijke bijlagen. Pas hiermee op en open niet zomaar bijlagen. Ook niet in webmail.
POP3 en IMAP
Als je een POP3 account gebruikt worden de mails na het ophalen vaak standaard van de server verwijderd. Als je IMAP gebruikt of POP3 met de optie ‘bewaar berichten op server’ dan blijven de mails online bewaard. Met die instellingen kan de server dus vollopen met mails. Als de limiet is bereikt ontvang je een melding dat de mailbox vol zit.
Verwijderen van berichten met grote bijlagen
Berichten met bijlagen zijn de grote boosdoeners van een volle mailbox: documenten, foto’s, video’s en presentaties nemen veel ruimte in. In het algemeen is het een goede gewoonte om binnengekomen bijlagen - als ze bewaard moeten worden - op te slaan in een map op de computer. De mail met de bijlage kan dan verwijderd worden.
VOORKOMEN DAT DE MAILBOX WEER VOLLOOPT
Het vollopen van de mailbox is meestal een gevolg van de instellingen van het mailprogramma op je computer. Om te voorkomen dat de mailbox weer volraakt kunnen deze instellingen worden aangepast.
Voor POP3 mailaccounts: zorg dat er géén kopie van mails op de server wordt bewaard.
Voor IMAP mailaccounts: zorg dat de mails die je weggooit ook echt van de server worden verwijderd.
POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010
- Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
- Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
- Klik op Accountinstellingen.
- Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij ‘Een kopie van berichten op de server achterlaten’.
- OK.
POP3 MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007
- Ga in Outlook 2007 naar Extra – Accountinstellingen.
- Ga naar het tabblad Email.
- Kies het e-mailaccount en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Geavanceerd en haal zonodig het vinkje weg bij ‘Een kopie van berichten op de server achterlaten’.
- OK.
IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2010
- Klik in Outlook 2010 linksboven op de oranje knop.
- Ga naar het tabblad Info en kies Accountinstellingen.
- Klik op Accountinstellingen.
- Kies het e-mailaccount op het tabblad E-mail en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen.
- Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
- Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
- OK.
IMAP MAILINSTELLINGEN AANPASSEN IN OUTLOOK 2007
- Klik op een map in het mailaccount.
- Ga in het menu naar Bewerken - Leegmaken – Verwijderopties.
- Ga naar het tabblad Algemeen en zet zonodig een vinkje bij Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt.
- Mails die je weggooit worden nu echt van de server verwijderd. Hiervoor moet je verbonden zijn met internet.
- OK.
LOKAAL Opslaan
Het kan zijn dat je mailbox te vol wordt. Het maximum aan opslagruimte voor een mailaccount 5 Gb of 10Gb, advies is het onder de 2Gb te houden. Loop je tegen die limiet aan en wil je niet upgraden naar bijvoorbeeld de betaalde Office 365 of Google Workspace abonnementen, dan kun je e-mail op je computer archiveren in lokale mappen. Hoe je dat doet is per mailprogramma verschillend.
Email lokaal archiveren in Outlook
De beide stappen daarvoor zijn:
- Lokaal (.pst) data bestand aanmaken en dan de lokale map aanmaken.
- E-mailberichten verplaatsen van de mailserver naar je lokale map.
1. Lokaal (.pst) data bestand aanmaken en lokale map aanmaken
- Klik linksboven op
naast “Nieuwe e-mail” gevolgd door “Meer items” en kies dan
” Outlook-gegevensbestand…“. - het Windows-verkenner scherm wordt geopend in de standaard locatie “Mijn documenten > Outlook-bestanden“, deze locatie is op zich prima.
- Vul achter “Bestandsnaam” in “Windows-verkenner” een naam in, bijvoorbeeld: “Lokale archief” en klik vervolgens op de knop “OK“.
- Aan de linkerkant verschijnt in vet gedrukte tekst de naam van het data bestand dat je hebt aangemaakt. deze is standaard ingeklapt ( te herkennen aan “>” dat ervoor staat. Als je hierop klikt wordt de map uitgevouwen en zie je hierin standaard twee mappen staan, namelijk
“Verwijderde items” en “Zoekmappen”. - Klik met de rechtermuisknop op de naam van het data bestand en selecteer “Nieuwe map..“. Vul een naam in (bijvoorbeeld:”archief) en druk op de enter-toets van je toetsenbord. Je zit dan direct de zojuist aangemaakt map tussen de mappen zoals genoemd bij stap 4 hierboven.
naast “Nieuwe e-mail” gevolgd door “Meer items” en kies dan2. E-mailberichten verplaatsten van de mailserver naar de lokale map
- Ga in ‘Outlook’ naar de map waarin de berichten staan die je wilt verplaatsen.
- Selecteer de mails die je wilt verplaatsen, houdt hiervoor de “CTRL-toets” ingedrukt op je toetsenbord terwijl je met de muis de e-mails selecteert, tot je alle gewenste e-mail hebt geselecteerd. Als je alle mails wilt selecteren druk dan CTRL+A.
- Klik nu op een geselecteerd bericht en houdt je muisknop ingedrukt. Sleep de berichten naar de aangemaakte map die je hiervoor hebt aangemaakt.
- De berichten worden direct verplaatst.
Thunderbird
In Thunderbird heb je maar weinig stappen nodig om dit in orde te maken:
- Klik rechts op Local Folders en kies New Folder:
- Geef dan een naam, bijvoorbeeld: archief en druk op Create Folder
Apple Mail
Als je in Apple Mail e-mails lokaal wilt archiveren gebruik je daarvoor de volgende stappen:
- Zorg dat ‘Apple Mail’ geopend is en klik bovenin op “Postbus” gevold door “Nieuwe postbus…“.
- Selecteer bij “Locatie” de optie “Op mijn Mac“.
- Vul achter “Naam” een voor jou herkenbare naam in, bijvoorbeeld: Archief.
- Klik op op de knop “OK“.
- De lokale map is nu toegevoegd en zichtbaar in de navigatie onder “Op mijn Mac”.
- Ga in ‘Apple Mail’ naar de map waarin de berichten staan die je wilt verplaatsen.
- Selecteer de berichten die je wilt verplaatsen, houdt hiervoor de toets “CMD” (de command-toets) ingedrukt op je toetsenbord terwijl je met de muis de e-mails selecteert, tot je alle gewenste e-mail hebt geselecteerd.
- Klik nu op een geselecteerd bericht en houdt je muisknop ingedrukt. Sleep de berichten naar de lokale map Archief onder “Op mijn Mac“.
- De berichten worden direct verplaatst.
