Snel, simpel en efficiënt meerdere (zakelijke) e-mail tegelijk via Gmail
OK, je hebt je eigen domeinnaam en een mailadres @jouwdomein geregeld. Je hebt een lijst met instellingen gehad en voelt het al aankomen, op elke PC, Ipad en telefoon alles instellen. En de mail die je op je telefoon hebt gelezen en beantwoord komt thuis vrolijk weer in je inbox tevoorschijn als “nieuw”. Dat kan een stuk eenvoudiger zonder extra kosten.
Sinds ik geen Outlook meer gebruik ben ik verlost van traag ladende e-mail en eindeloze zoektochten in mappen. Al jaren beheer ik alle mail in Gmail. (Heel even via Google Suite, maar dat was in mijn geval toch niet de beste optie).
Met 1 gratis gmailaccount kun je met een eenvoudige app en rechtstreeks in elke browser van elke pc met je wachtwoord inloggen. Nog mooier, het is gesynchroniseerd. Dus als ik in de trein of ergens tijdens het wachten alvast wat mailtjes lees, verwijder, beantwoord en archiveer, is dat op mijn PC exact gelijk. Veel minder handelingen.
Geen lastige instellingen, nooit meer opnieuw zoeken en prutsen op een klein schermpje. Eenmaal koppelen en klaar ben je.
Grootste voordeel: steengoed spamfilter - check dit de eerste maanden wel, totdat gmail heeft geleerd wat wel en geen spam is voor jou.
Heel soms ontvang je een melding dat Gmail een bericht zo verdacht heeft bevonden dat het niet eens van onze server is opgehaald. Dus het staat niet in je SPAM map. Log dan in op je webmail en verwijder dit bericht handmatig. Dit zijn meestal virussen en die willen wij uiteraard ook niet op de server hebben.
Nog een voordeel: reclame-achtige mail komt als jij dat wilt in een apart tabblad reclame. Laat je niet afleiden, houd de primaire mailbox overzichtelijker dan ooit.
FILTERS - FOLDERS - LABELS
Ook heel fijn is - voor de structuurliefhebbers - dat je alles kunt filteren, labelen en organiseren, zonder dat je de mail feitelijk in een bepaalde map hoeft op te slaan. Voor de meeste mails is namelijk niet echt 1 map. Een nota van mijn relatie hoort bij een bepaald project en zou dan in 3 mappen horen (Financieel, Klant/Leverancier en bij het Project) Je kunt ze gewoon 3 labels geven en op label alles opzoeken dat je wenst. Maar als ik eerlijk ben, soms ronduit lui 😉 door de google zoekfunctie hoef ik slechts 1 trefwoord in te tikken en alles staat onmiddellijk op volgorde klaar, ook uit diverse mailaccounts.
Wil jij dat ook? Ga je Gmail beter inzetten?
Begin dan met het koppelen van al je accounts. Je hoeft straks alleen nog het gmailadres waarmee je inlogt te onthouden en een goed wachtwoord.
STAP 1
In gmail ga je naar instellingen, en dan accounts & import
Kies dan eerst voor Email bekijken uit andere accounts
Voeg je eigen gegevens toe, en doorloop de stappen. Gebruik deze SSL instellingen:
Mailserver: Meestal mail.jouwdomeinnaam bv: mail.sopressed.nl
IMAP: Poort 993 (met SSL)
Gmail gaat controleren of het lukt en vraagt dan of je ook mail wilt verzenden met dit account.
Meestal wil je dat wel. Kies dus Ja
Bij mail verzenden als vul je de SMTP gegevens in
Bewijzen dat je bevoegd bent voor dat mailadres
(Tip: log in op webmail als je nieuwe mailadres nog nergens werkt, met je mailadres en wachtwoord)
Is je invulveldje weg? Soms is dit vakje geminimaliseerd en kun je dat terugvinden onderin je taakbalk.
Vanaf nu ontvang je alle mail rechtstreeks in gmail en kun je vanuit Gmail antwoorden met dit mailadres en de bijbehorende handtekening.
Logo met link in je Gmail handtekening
Met de extensie voor Google Chrome sla je veelgebruikte teksten op.
Als ik SSLmail intik verschijnt vanzelf deze tekst:
Zo hoef ik deze niet telkens op te zoeken of als bijlage mee te sturen.
Ook kun je een linkje erin plaatsen, bijvoorbeeld naar een klant die zijn Gmail wil instellen, een bericht met een link naar deze handleiding email instellen.
Je kunt vast zelf al minstens 5 toepassingen hiervoor bedenken?
De extensie is gratis en te koppelen via deze link:https://gorgias.io/chrome-extension
En: Is het jou gelukt je emailadres te koppelen aan Gmail met deze handleiding?
Laat het weten in de reacties, en ook als iets niet duidelijk is, dan passen we hem graag nog aan!
En als je ons een plezier wilt doen, geef eens een sterretje op Google. Dan lees je meteen hoe je dat zelf ook kunt gaan doen.
Kleine moeite - groot plezier. En beter online zichtbaar.
Wil je ook bestaande Email in GMail importeren?
Dat gaat het handigst via slepen:
- Schakel IMAP in GMail in:
Dat doe je onder Instellingen, Doorsturen en POP/IMAP, IMAP inschakelen - Ga nu naar Outlook en voeg een nieuw account toe:
Extra – Accountinstellingen – Nieuw e-mail account en volg de wizard. Selecteer in de wizard de optie “Microsoft Exchange, POP3, IMAP of HTTPc. kies voor “serverinstellingen of extra servertypen handmatig configurerend. kies voor internet mail.
Bij de server gegevens : kies voor imap.gmail.com als server voor inkomende en smtp.gmail.com voor uitgaande e-mail. Is je account toegevoegd ga dan bij ‘meer instellingen’naar het tabblad ‘Geavanceerd’. Zorg dat de IMAP is ingesteld op 993 (SSL) en 587 (TLS)
Kijk voor de volledigheid in de Google documentatie over IMAP. - Als je het account hebt aangemaakt zal je nu een nieuwe folder zien in je outlook. Hier kan je de mail vanuit een andere outlook-map naartoe slepen. Ook kan je nieuwe mappen aanmaken die door Gmail worden gezien als ‘labels. Zo kan je direct je archief op de juiste manier overzetten naar je Gmail.
Ontzorgen
Heb je zelf helemaal geen zin, tijd, energie om dit te doen. Of vind je het te ingewikkeld, of gewoon stom? Bestel een bouwblokje en besteed het uit. SoPressed kan het ook voor je doen…. Wij breiden onze Virtual Assistant-diensten steeds verder uit.
